84. La demanda digital

En una organización existen procesos misionales y de apoyo. A veces es fácil establecer metas conforme a los objetivos misionales, pero lo difícil es saber cómo hacerlo. El presidente de una compañía puede decir que los ingresos deben aumentar un 10%, pero nunca les dice a los vendedores como pueden vender más (Covey, 2015)[1]. Los jueces pueden estar preparados para adelantar los procesos de manera virtual, pero las dependencias de apoyo, como las oficinas judiciales o centros de servicios no siempre cuentan con las herramientas necesarias. ¿La velocidad de conexión de internet es suficiente?; ¿Se tienen los programas adecuados para realizar las actividades que implica el trámite virtual?; ¿Hay suficiente personal y tiene el perfil requerido?; ¿Se generan trámites adicionales?; ¿Se trabaja en las mismas condiciones en todos los Distritos Judiciales? Estas son solo algunas preguntas que deben responderse para que las leyes sean aplicadas efectivamente en la realidad. El CGP tiene varias normas que permiten utilizar las TIC para impulsar el proceso, pero tienen debilidades: 1. Son facultativas, es decir, se plantean como una alternativa si no se acude a los medios tradicionales. Por esta razón se siguen prefiriendo los medios tradicionales. 2. No reconocen las dificultades reales para su implementación o, más claramente, no están adecuadas las herramientas para hacerlo. Iniciemos con la presentación de la demanda. La demanda se puede presentar mediante mensaje de datos, conforme al parágrafo 2 del artículo 82 CGP. Aun cuando se sostuvo que esto solo sería posible cuando estuviera implementado el Plan de Justicia Digital, puede pensarse que es un tema superado. Entonces ¿qué retos representa para el juez y para el área de apoyo recibir la demanda por este medio? Es común que la demanda se presente organizada y foliada. Existen algunos casos en que las demandas incluyen un número enorme de documentos, pero son excepcionales. Entonces, si la Oficina Judicial o Centro de Servicios debe recibir la demanda por medios electrónicos, ¿cómo se espera que sea presentada? Se respondería que en la misma forma, pero esto no es tan simple tratándose de documentos digitalizados: normalmente la demanda con sus anexos se acompaña un solo archivo, que es pesado, no puede transmitirse por su tamaño y cuesta trabajo leerlo porque los documentos no vienen organizados, pueden estar incompletos, en formatos no compatibles y algunas veces las hojas vienen de cabeza o intercaladas. Son errores que si se trasladan al juez terminan generando congestión y contaminando el proceso, como en el caso del documento que se presumía completo, pero no lo está. Así mismo, puede ocurrir que una misma demanda se presente varias veces, por lo que este trabajo se repetiría innecesariamente. Se dirá que esto también puede ocurrir cuando se radica físicamente, pero no es común, principalmente porque el radicado da seguridad al usuario, de manera que no tiene que volver; pero la remisión de un correo electrónico cuya recepción es incierta, lleva a que el documento se envíe varias veces y, probablemente, también físicamente por correo certificado. Para resolver estos inconvenientes podría habilitarse una herramienta para que los documentos se subieran en forma separada, de manera que existe un enlace para el escrito de demanda, otro para el poder, uno para el certificado de cámara de comercio (aun cuando este puede obtenerse en línea), otro para la prueba 1, otro para la prueba 2..., incluso, el campo que se asigna el documento puede ser definido por el aportante, v. gr.: “publicación por aviso”, simplemente “aviso” o “emplazamiento”. Hecho esto, el sistema hace el reparto y entrega en el buzón del despacho la demanda. En esta etapa, la principal dificultad puede estar en identificar la autenticidad de algunos documentos por parte del juez, como el poder, la primera copia o el título ejecutivo (Álvarez, p. 181)[2]. Respecto al poder especial, que requiere de presentación personal (artículo 74 CGP), la copia del documento con la formalidad exigida, anexada por medios electrónicos, debería ser suficiente para entender cumplido el requisito. La primera copia y el título ejecutivo, por su parte, deben ser allegados físicamente para poder hacer las anotaciones de cancelado o pago parcial, cuando termina el proceso, pero son los únicos documentos que se requieren físicamente, por lo que podría permitirse que fueran entregados al subsanar. Cabe agregar que todo documento que se presente al proceso, incluso en copia, se presume auténtico, por lo que, si la contraparte no lo tacha o lo desconoce, es muy difícil que después pueda alegar algún defecto (artículo 85 CGP). Después viene el trámite de la notificación personal. Esta actuación es una carga procesal del demandante, aun cuando la misma también puede hacerse por medios electrónicos, en el caso de las personas inscritas en el registro mercantil o por las entidades financieras para el cobro de obligaciones, para lo cual generalmente exigen la suscripción de un documento autorizando la notificación judicial por este medio. La Corte Suprema de Justicia también recuerda que la comunicación para notificación puede realizarse por el secretario del despacho o por el interesado a la dirección de correo electrónico que se conozca (artículo 291 CGP) [3]. Cumplido lo anterior, se recibe la contestación de la demanda y se ordena su traslado al demandante, todo lo cual también se puede realizar por medios electrónicos. Trabada la litis, el juez cita para la audiencia de fijación del litigio. Por supuesto, no hay impedimento para que la audiencia sea virtual, pero en la práctica hay que definir con antelación la herramienta que se va a utilizar y establecer si los intervinientes tienen los medios para hacerlo y saben utilizarlas. Entonces, para que esta solución pueda utilizarse sin contratiempos, es necesario precisar lo siguiente: 1. La herramienta que se va a utilizar: puede ser TEAMS o ZOOM, plataformas que son más abiertas y ligeras. 2. Capacitación: Ambas herramientas y otras que están disponibles, son sencillas y no requieren formación especial para utilizarlas. 3. Intervinientes: a. Jueces: la herramienta es sencilla y es utilizada por los jueces penales de manera efectiva, con una curva de aprendizaje muy corta; b. Partes: las organizaciones como entidades públicas, bancos y empresas están familiarizados con estas plataformas. Otras personas pueden requerir apoyo, para lo cual se pueden habilitar algunos lugares con el fin de que puedan intervenir. c. Litigantes: en este grupo pueden presentarse barreras de acceso a las TIC, según la edad y, en ocasiones, la falta de equipos, pero debe ser obligación de las partes y los apoderados contar con los elementos necesarios para actuar en el proceso. d. Usuarios: la consulta del estado del proceso puede hacerse en línea y donde hay TYBA puede obtenerse la providencia. El acceso al expediente debe coordinarse con el apoderado, quien está en la obligación de tener las piezas procesales esenciales. 4. Medios: cada uno de los actores debe responder conforme a sus deberes procesales. Sin embargo, podrían habilitarse salas especiales o cubículos para que las personas que carezcan de los medios tecnológicos apropiados puedan atender las audiencias Evidentemente estas reflexiones son solo es una aproximación al desafío presente. Es necesario revisar el proceso judicial, incluso, cada jurisdicción y cada modalidad de proceso, para entender que dificultades se pueden presentar en su trámite. [1]. Covey, Sean. Las 4 Disciplinas de la Ejecución. Ed. Conecta, 2015. [2]. Álvarez Gómez, Marco Antonio. Ensayos sobre el Código General del Proceso, Vol. III. Ed. Temis, 2017. [3]. Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Civil. Sentencia STC15548-2019 del 13 de noviembre de 2019. M. P.: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo. Rad. 01859-01