85. Medidas extraordinarias

Estas son las propuestas que surgieron de una reunión realizada con algunos jueces de este Distrito Judicial para la jurisdicción civil durante la emergencia sanitaria: 1. Suspensión de procesos. Es necesario facultar a los jueces para que puedan suspender los procesos que pueden representar un riesgo para las personas que intervienen. Especialmente se considera que pueden suspenderse los procesos que requieran actuaciones por fuera del juzgado o en las que participen personas en condición de riesgo, como los mayores de 70 años. 2. Presentación personal. Por el riesgo de exposición y las dificultades que se presentan en este momento, debería prohibirse que la presentación personal del poder se realice en las oficinas judiciales o centros de servicios (artículo 74, inc. 2 CGP). 3. Expediente mixto. Es conveniente permitir que, a partir de la fecha, los expedientes puedan llevarse de manera digital, sin necesidad de incorporar los mensajes de datos físicamente al expediente tradicional, como lo ordena el artículo 122, inc. 3 CGP. Se dejaría constancia de que hasta cierta fecha (por ejemplo: 31 de marzo de 2020), el expediente reposa en físico y que, a partir de ese momento, los documentos se recibieron en forma digital, sin que sea necesario un trámite adicional. 4. Remisión de expedientes. En concordancia con la modificación anterior, debe extenderse la prohibición de reproducir en papel los documentos aportados y permitir que conozca en segunda instancia cualquier funcionario, aun cuando no haga parte del Plan de Justicia Digital (artículo 324 CGP). 5. Despachos comisorios. Una previsión similar debería contemplarse en el sentido de que basta la comunicación por correo electrónico, sin necesidad de librar despachos comisorios, para que se entienda otorgada la comisión (artículo 39 CGP). 6. Título ejecutivo. En los procesos ejecutivos es necesario que se allegue copia de algunos documentos en original para limitar su circulación, principalmente los títulos valores exigibles, la primera copia de las escrituras y de las actas de conciliación. Debe advertirse que la demanda puede presentarse por correo electrónico, pero que estos documentos y solo estos deben allegarse antes antes de dictar el auto que ordena seguir adelante la ejecución (artículo 440 CGP). 7. Registro de abogados. Debe instarse a todos los abogados que actualicen su dirección de correo electrónico y la de sus representados, para que puedan citarse a las audiencias y diligencias que se vayan a practicar. 8. Reactivación parcial. Se pueden adelantar todas las actuaciones judiciales hasta la audiencia inicial, de los procesos en trámite, incluso la de instrucción y juzgamiento conforme al artículo 372 CGP, si no hay pruebas adicionales por practicar. 9. Actuaciones sin término o que sobre los mismos las partes expresen que renuncian. Algunas actuaciones como la terminación por mutuo acuerdo, la aprobación de la conciliación o la transacción y el pago de títulos, pueden realizarse por medios electrónicos. 10. Se pueden adelantar los procesos de reposición de título valor, rendición provocada de cuentas o cualquier proceso en que no haya oposición (excepciones) o pruebas adicionales que practicar y los ejecutivos, coordinando con la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, en estos últimos, para que se verifique la autenticidad de la inscripción o cancelación de embargos. (Agradezco la colaboración de los Dres. Héctor Andrés Charry Rubiano, Juan Carlos Clavijo González, Juna Carlos Bolaños Motta, Yamith Romero Campos, Aldemar Castillo Casas y Liliana Melo Z., quienes participaron en la elaboración de las propuestas).

84. La demanda digital

En una organización existen procesos misionales y de apoyo. A veces es fácil establecer metas conforme a los objetivos misionales, pero lo difícil es saber cómo hacerlo. El presidente de una compañía puede decir que los ingresos deben aumentar un 10%, pero nunca les dice a los vendedores como pueden vender más (Covey, 2015)[1]. Los jueces pueden estar preparados para adelantar los procesos de manera virtual, pero las dependencias de apoyo, como las oficinas judiciales o centros de servicios no siempre cuentan con las herramientas necesarias. ¿La velocidad de conexión de internet es suficiente?; ¿Se tienen los programas adecuados para realizar las actividades que implica el trámite virtual?; ¿Hay suficiente personal y tiene el perfil requerido?; ¿Se generan trámites adicionales?; ¿Se trabaja en las mismas condiciones en todos los Distritos Judiciales? Estas son solo algunas preguntas que deben responderse para que las leyes sean aplicadas efectivamente en la realidad. El CGP tiene varias normas que permiten utilizar las TIC para impulsar el proceso, pero tienen debilidades: 1. Son facultativas, es decir, se plantean como una alternativa si no se acude a los medios tradicionales. Por esta razón se siguen prefiriendo los medios tradicionales. 2. No reconocen las dificultades reales para su implementación o, más claramente, no están adecuadas las herramientas para hacerlo. Iniciemos con la presentación de la demanda. La demanda se puede presentar mediante mensaje de datos, conforme al parágrafo 2 del artículo 82 CGP. Aun cuando se sostuvo que esto solo sería posible cuando estuviera implementado el Plan de Justicia Digital, puede pensarse que es un tema superado. Entonces ¿qué retos representa para el juez y para el área de apoyo recibir la demanda por este medio? Es común que la demanda se presente organizada y foliada. Existen algunos casos en que las demandas incluyen un número enorme de documentos, pero son excepcionales. Entonces, si la Oficina Judicial o Centro de Servicios debe recibir la demanda por medios electrónicos, ¿cómo se espera que sea presentada? Se respondería que en la misma forma, pero esto no es tan simple tratándose de documentos digitalizados: normalmente la demanda con sus anexos se acompaña un solo archivo, que es pesado, no puede transmitirse por su tamaño y cuesta trabajo leerlo porque los documentos no vienen organizados, pueden estar incompletos, en formatos no compatibles y algunas veces las hojas vienen de cabeza o intercaladas. Son errores que si se trasladan al juez terminan generando congestión y contaminando el proceso, como en el caso del documento que se presumía completo, pero no lo está. Así mismo, puede ocurrir que una misma demanda se presente varias veces, por lo que este trabajo se repetiría innecesariamente. Se dirá que esto también puede ocurrir cuando se radica físicamente, pero no es común, principalmente porque el radicado da seguridad al usuario, de manera que no tiene que volver; pero la remisión de un correo electrónico cuya recepción es incierta, lleva a que el documento se envíe varias veces y, probablemente, también físicamente por correo certificado. Para resolver estos inconvenientes podría habilitarse una herramienta para que los documentos se subieran en forma separada, de manera que existe un enlace para el escrito de demanda, otro para el poder, uno para el certificado de cámara de comercio (aun cuando este puede obtenerse en línea), otro para la prueba 1, otro para la prueba 2..., incluso, el campo que se asigna el documento puede ser definido por el aportante, v. gr.: “publicación por aviso”, simplemente “aviso” o “emplazamiento”. Hecho esto, el sistema hace el reparto y entrega en el buzón del despacho la demanda. En esta etapa, la principal dificultad puede estar en identificar la autenticidad de algunos documentos por parte del juez, como el poder, la primera copia o el título ejecutivo (Álvarez, p. 181)[2]. Respecto al poder especial, que requiere de presentación personal (artículo 74 CGP), la copia del documento con la formalidad exigida, anexada por medios electrónicos, debería ser suficiente para entender cumplido el requisito. La primera copia y el título ejecutivo, por su parte, deben ser allegados físicamente para poder hacer las anotaciones de cancelado o pago parcial, cuando termina el proceso, pero son los únicos documentos que se requieren físicamente, por lo que podría permitirse que fueran entregados al subsanar. Cabe agregar que todo documento que se presente al proceso, incluso en copia, se presume auténtico, por lo que, si la contraparte no lo tacha o lo desconoce, es muy difícil que después pueda alegar algún defecto (artículo 85 CGP). Después viene el trámite de la notificación personal. Esta actuación es una carga procesal del demandante, aun cuando la misma también puede hacerse por medios electrónicos, en el caso de las personas inscritas en el registro mercantil o por las entidades financieras para el cobro de obligaciones, para lo cual generalmente exigen la suscripción de un documento autorizando la notificación judicial por este medio. La Corte Suprema de Justicia también recuerda que la comunicación para notificación puede realizarse por el secretario del despacho o por el interesado a la dirección de correo electrónico que se conozca (artículo 291 CGP) [3]. Cumplido lo anterior, se recibe la contestación de la demanda y se ordena su traslado al demandante, todo lo cual también se puede realizar por medios electrónicos. Trabada la litis, el juez cita para la audiencia de fijación del litigio. Por supuesto, no hay impedimento para que la audiencia sea virtual, pero en la práctica hay que definir con antelación la herramienta que se va a utilizar y establecer si los intervinientes tienen los medios para hacerlo y saben utilizarlas. Entonces, para que esta solución pueda utilizarse sin contratiempos, es necesario precisar lo siguiente: 1. La herramienta que se va a utilizar: puede ser TEAMS o ZOOM, plataformas que son más abiertas y ligeras. 2. Capacitación: Ambas herramientas y otras que están disponibles, son sencillas y no requieren formación especial para utilizarlas. 3. Intervinientes: a. Jueces: la herramienta es sencilla y es utilizada por los jueces penales de manera efectiva, con una curva de aprendizaje muy corta; b. Partes: las organizaciones como entidades públicas, bancos y empresas están familiarizados con estas plataformas. Otras personas pueden requerir apoyo, para lo cual se pueden habilitar algunos lugares con el fin de que puedan intervenir. c. Litigantes: en este grupo pueden presentarse barreras de acceso a las TIC, según la edad y, en ocasiones, la falta de equipos, pero debe ser obligación de las partes y los apoderados contar con los elementos necesarios para actuar en el proceso. d. Usuarios: la consulta del estado del proceso puede hacerse en línea y donde hay TYBA puede obtenerse la providencia. El acceso al expediente debe coordinarse con el apoderado, quien está en la obligación de tener las piezas procesales esenciales. 4. Medios: cada uno de los actores debe responder conforme a sus deberes procesales. Sin embargo, podrían habilitarse salas especiales o cubículos para que las personas que carezcan de los medios tecnológicos apropiados puedan atender las audiencias Evidentemente estas reflexiones son solo es una aproximación al desafío presente. Es necesario revisar el proceso judicial, incluso, cada jurisdicción y cada modalidad de proceso, para entender que dificultades se pueden presentar en su trámite. [1]. Covey, Sean. Las 4 Disciplinas de la Ejecución. Ed. Conecta, 2015. [2]. Álvarez Gómez, Marco Antonio. Ensayos sobre el Código General del Proceso, Vol. III. Ed. Temis, 2017. [3]. Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Civil. Sentencia STC15548-2019 del 13 de noviembre de 2019. M. P.: Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo. Rad. 01859-01

83. Brecha digital

El concepto de brecha digital se refiere a la división que existe entre la población para acceder a la sociedad de la información, debido a barreras como la pobreza, la distancia, la educación y la edad. Cuando pensamos en la justicia digital inmediatamente asumimos que estamos en la época de las cavernas y que los servidores judiciales están lejos de utilizar estas herramientas, pero la emergencia sanitaria por la que atravesamos demostró lo contrario. Aun así, es evidente la falta de competencias digitales de muchos actores en el sistema, incluyendo a los abogados litigantes. Un repaso de los hechos ocurridos recientemente permite visualizar las debilidades que existen para integrar las tecnologías de la información y las comunicaciones a la administración de Justicia. Cuando el país tuvo conciencia de la magnitud del riesgo que representa esta enfermedad, muchas autoridades adoptaron medidas para prevenir el contagio, siendo una de las primeras el Consejo Superior de la Judicatura, quien ordenó la suspensión de los términos judiciales, excepto en algunos asuntos de índole penal y para el trámite de acciones de tutela y habeas corpus. Desde ese momento, casi la totalidad de los servidores judiciales se recluyeron en sus hogares, pero, al tiempo, los jueces de control de garantías, los jueces de ejecución de penas y las dependencias administrativas que debían radicar los documentos que sobre los asuntos señalados se recibían, comenzaron a familiarizarse con el uso de herramientas informáticas que les permitieran trabajar virtualmente. Así fue como prácticamente no hubo solución de continuidad en la atención de estas diligencias, realizándose las audiencias con las medidas de protección necesarias y, casi inmediatamente, los jueces empezaron a implementar la realización de audiencias virtuales. En ese momento también respondieron las áreas encargadas de prestarle apoyo a los funcionarios judiciales para que se familiarizaran con las herramientas virtuales: Polycom, Teams, Zoom, Skype, entre otras, quedando claro que cualquier solución que garantizar los derechos de las partes y fuera confiable, podía ser utilizada. Sin embargo, cuando se acudió a las otras instituciones para que se integraran al nuevo modelo, se presentaron algunas dificultades. En un comienzo, las instrucciones en la Fiscalía General de la Nación no fueron precisas y sus funcionarios solicitaban que las diligencias se realizaran presencialmente; los defensores decían no contar con las herramientas requeridas; los agentes captores (Policía Nacional) tampoco las tenían; el INPEC manifestaba que carecía de recursos básicos, como papel, para hacer las notificaciones de las decisiones judiciales a los internos, por lo que exigía que las mismas se cumplieran personalmente por los empleados judiciales y se resistía a utilizar un programa distinto a Polycom porque consideraba que no ofrecían seguridad suficiente. Afortunadamente estos inconvenientes se resolvieron rápido. Fueron los jueces quienes pacientemente fueron orientando a las partes en el uso de las herramientas hasta que, finalmente, con sus más y sus menos, el sistema volvió a acoplarse. Aun así, se presentan algunos obstáculos cuando se requiere la presencia de una persona en la audiencia, como el sindicado o un testigo. Aun cuando en este momento los jueces de las áreas civil, laboral y de familia laboran en sus casas y solo se cumplen las actuaciones relacionadas con acciones de tutela y habeas corpus, seguramente responderán con la misma efectividad. Además, algunas soluciones ya están previstas para evitar que los procesos se entraben: el juez puede fallar sin que asistan las partes; las pruebas deben ser recaudadas por el demandante o el demandado y allegarlas en la oportunidad procesal correspondiente, a pesar de que hay resistencia de muchos a hacerlo; los memoriales pueden presentarse por medios electrónicos; incluso, en algunos distritos judiciales, como en el Huila, las providencias pueden obtenerse en la web, además de que se registran todas las actuaciones que se realizan para consulta pública. Sin embargo, muchos de los problemas más graves se originan en los mismos usuarios: es extraña la demanda que se acompaña en medio digital; las notificaciones pueden ser muy difíciles de realizar; se presentan errores en la remisión por medios electrónicos de documentos, vídeos o grabaciones; ningún apoderado transfiere copia de sus escritos a la otra parte, a pesar de que es obligación legal; otros rinden culto al papel y exigen la entrega de copias físicas, además de que muchos no son hábiles utilizando las herramientas digitales. En el fondo existe desconfianza sobre la virtualidad, como el señor que necesita ver el sello del banco en el recibo para estar tranquilo de que no le van a cortar los servicios.