75. Centros de servicios

La creación de los centros de servicios es la nueva manzana de la discordia de la Rama Judicial. Los centros de servicios se conciben como dependencias que asumirán la carga administrativa de los juzgados. Serán responsables de la gestión de aquellos asuntos de trámite en el proceso, como la recepción de los memoriales, la custodia de los expedientes y el pago de los títulos generados a favor de los acreedores. Esto permitirá que los jueces se dediquen a su actividad misional: dictar sentencias. Se espera que de esta manera un proceso concluya antes de un año. Basta que se conteste la demanda para que, en una audiencia, se practiquen las pruebas que no han sido aportadas, generalmente los testimonios, y se dicte la sentencia. El problema principal es que para poder fallar en un año, el juez debe tener una “carga razonable” de trabajo. Este concepto se repite desde hace tiempo como una condición indispensable para implementar la oralidad, pero no se ha concretado y la mayoría de los jueces sufren de una gran tensión por la cantidad de procesos a su cargo y las metas por cumplir. Un simple ejercicio permite comprender el asunto: si un juez realiza dos audiencias diarias, en promedio de dos horas, no debería recibir más de 450 procesos anualmente, sin contar el tiempo que requiere para estudiar cada expediente y preparar la audiencia, así como las acciones constitucionales, populares y de tutela, que puede conocer, las cuales pueden ser 3 por día. Sin embargo, los jueces no solo están recibiendo un número mayor de demandas, sino que deben terminar con los procesos que están actualmente a su cargo, al rededor de 700, de manera que prácticamente está cubierta su capacidad de respuesta para los próximos 18 meses. Siendo así, los jueces no se sienten cómodos cediendo una parte de los empleados del despacho para que trabajen en los centros de servicios, pues sus tareas no lo permiten. Conforme a lo anterior, la entrada en funcionamiento de los centros de servicios debería ser gradual. Además del área de reparto, que ya está funcionando, la conformación del centro de servicios podría iniciar con las áreas de audiencias y archivo, como las define el Acuerdo PSAA15-10445/15, actualmente suspendido por las protestas sindicales en Bogotá, D. C.. Para ello, previamente es necesario que las condiciones de infraestructura y operativas estén dadas y no implementarlas sobre la marcha, incluyendo la verificación de las condiciones en cada distrito judicial para establecer si es posible que inicien al mismo tiempo, por lo que la gradualidad también puede darse territorialmente. Así, las salas de audiencias ya deberían estar construidas y dotadas, los sistemas de administración y grabación instalados, incluyendo los controles sobre los registros de audio, que deben contar con los respectivos respaldos, para evitar pérdida de información y, en el caso del archivo, los espacios físicos adecuados y elaborado un plan de organización de expedientes que permita su rápida ubicación y debida custodia, para lo cual podrían adoptarse sistemas de barras y georeferenciación, por mencionar algunas herramientas tecnológicas que pueden utilizarse. También se requieren espacios cómodos, con equipos de vigilancia, para que los usuarios puedan consultar los expedientes. Solo después de tener en funcionamiento esta área, debería de conformarse el área de comunicaciones y notificaciones. Nuevamente, habrá que revisar los procedimientos, con control de entrada y salida, definiendo formatos y estableciendo protocolos de comunicación entre jueces y empleados, con el fin de garantizar que el apoyo administrativo sea efectivo. Otras áreas, como la gestión de depósitos judiciales y contabilidad o la de asistencia social, pueden conformarse en paralelo, procurando que la entrega de los títulos se haga con el cuidado y tiempo necesarios, de manera que no afecte el funcionamiento del juzgado. Por último, debe revaluarse la conformación del área de tutelas, inspirada en la teoría de la producción en línea, pero que no necesariamente corresponden a la función judicial. Es cierto que la mayor parte de estos procesos tienen características comunes, que permiten decidir en el mismo sentido, pero también es cierto que cada caso tiene condiciones particulares, que pueden o no ser relevantes, pero que solo puede valorar el Juez que decide, no quien sustancia. Incluso, en gracia de discusión, no es necesario privar a un empleado de cada despacho para conformar un grupo especializado en tutelas, entre otras razones porque el grupo "existe", en la medida que cada juez ha delegado, normalmente en su escribiente, esta tarea, con la ventaja de tener el control inmediato del proceso, el cual tiene tiempos apremiantes; obtener apoyo de otros empleados, cuando el numero de tutelas lo requiere; o asignarle otras tareas. En conclusión, los centros de servicios son convenientes pero hay que aprender a caminar antes de empezar a correr.